Zagotovljena možnost brezpapirnega poslovanja v vseh upravnih postopkih

Odziv Ministrstva za javno upravo

Zakon o splošnem upravnem postopku ne določa izključno elektronske oblike dokumenta, ki se izdaja v upravnem postopku. Upravne odločbe se po zakonu lahko izdajo v fizični ali elektronski obliki. Vendar je ob tem treba vzeti v obzir, da Uredba o upravnem poslovanju organe državne uprave, organe samoupravnih lokalnih skupnosti in nosilce javnih pooblastil zavezuje k izdaji dokumentov v elektronski obliki. Odstopi od omenjenega so dopustni, če zaradi tehničnih razlogov dokumenta ni mogoče izdati v elektronski obliki in pri izdaji potrdil. Navedeno pravilo velja tako za dokumente, ki so izdani v upravnem postopku (odločbe, sklepi, pozivi, vabila ipd.), kot tudi vse ostale dokumente, ki nastajajo pri delu organa. Ob tem je treba opozoriti, da izdaja dokumentov v elektronski obliki ni pogojena z možnostjo vročitve po elektronski poti, saj se v primeru, ko takšna vročitev ni mogoča, dopušča vročitev fizične kopije, opremljene na predpisan način.

Obveznost, da bodo organi v upravnih postopkih poslovali elektronsko, je bil normativno urejen z Uredbo o spremembah in dopolnitvah Uredbe o upravnem poslovanju in pravno učinkuje od 4. 4. 2022 dalje.

Ob tem je vendarle treba opozoriti, da je Uredba o upravnem poslovanju splošni pravni akt, zato je z osebnimi (področnimi) predpisi, vprašanja, ki jih sicer ureja uredba, dopustno urejati drugače. Z drugimi besedami, področni predpis lahko določi, da se dokumenti v konkretni upravni zadevi izdajajo v fizični obliki. Kot primer lahko navedemo izdajo osebne izkaznice, potne listine, dovoljenja za prebivanje tujca ipd., ki se izdajajo v fizični obliki.

Zakonitost poslovanja organa, v smislu ustreznosti izdaje dokumenta v fizični obliki, bi zato lahko presojali le, če bi bile znane vse normativne okoliščine takega odločanja.

Navedbi predlagatelja, da morajo javni uslužbenci ločiti elektronski izvirnik in njegovo fizično kopijo, v celoti pritrjujemo. Dokument, ki je bil izdan v elektronski obliki, ima zgolj v tej obliki značaj izvirnika, če je natisnjen, je to le njegova fizična kopija.