10. 8. 2015
Odziv Ministrstva za javno upravo
Pri izvrševanju upravne oblasti je s predpisi praviloma splošno določeno, da morajo biti dokumenti (npr. upravne odločbe, podzakonski predpisi, odgovori, mnenja ipd.) podpisani. V večini primerov je določen »podpis«, v redkejših se izrecno zahteva »lastnoročni podpis«. Ne glede na opredelitev normativnih zahtev, našem mnenju to ni odločilno za vsebinsko razlikovanje obveznosti glede podpisovanja, z drugimi besedami, da morajo biti vsi dokumenti vedno podpisani z lastnoročnim podpisom. Ob tem je treba upoštevati, da je po Zakonu o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu varen elektronski podpis, overjen s kvalificiranim potrdilom, enakovreden lastnoročnemu podpisu (15. člen), kar omogoča podpisovanje dokumentov v elektronski obliki in njihovo veljavnost v pravnem prometu. V nadaljevanju se omejujemo na izpostavljeno podpisovanje dokumentov v fizični obliki, a vseeno pripominjamo, da razvoj elektronskega poslovanja vse bolj izpodriva potrebo po lastnoročnem fizičnem podpisovanju. Kot primer navajamo nekaj dejstev: vlada je že leta 2007 zavezala organe državne uprave, da od 1. 10. 2007 med seboj poslujejo po elektronski poti, od takrat je večina dokumentov, ki se pošiljajo med omenjenimi organi, podpisana z elektronskim podpisom, v elektronski obliki se v upravi vodi normodajni postopek, z elektronskim podpisom se izdajo predpisi iz pristojnosti vlade in ministrstev, s spremembami pravil splošnega upravnega postopka o komunikacij in obliki izdanih upravnih aktov se bo možnost elektronskega poslovanja in podpisovanja lažje implementirala tudi na področju upravnega odločanja.
Lastnoročno podpisovanje dokumentov ni podrobneje normativno opredeljeno. Ne obstajajo pravila, kakšen podpis je potreben za pravni promet oziroma presojo veljavnosti dokumenta, npr. ali mora podpisnik lastnoročno napisati osebno ime in priimek, ali zadostuje lastnoročno napisan priimek, ali je veljaven lastnoročni podpis v skrajšani obliki (t.i. parafa), ali mora biti podpis čitljiv, kdaj je čitljiv ipd. Za normativno urejanje takšnih in podobnih vprašanj v preteklosti ni bilo potrebe, prav tako je ne vidimo niti sedaj. Primeri, ko bi se problematizirala veljavnost podpisa, posledično veljavnost izdanega dokumenta, na kateri je le priimek ali celo parafa, so izredno redki, zato jih z vidika presoje realne potrebe po bodočem normativnem urejanju lahko zanemarimo. V upravni in sodni praksi ni znano, da bi na veljavnost dokumenta vplivala oblika lastnoročnega podpisa, če ni bilo dvoma, da ga je podpisala pooblaščena uradna oseba. Instančni organi ali sodišče zaradi oblike ali (ne)čitljivosti podpisa ne štejejo, da nek upravni akt ni bil izdan oziroma da ne učinkuje. Veljavnost dokumenta se presoja ne glede na obliko podpisa, če je mogoče ugotoviti pristnost dokumenta, če zagotavlja identifikacijo podpisnika, njegovo povezanost z vsebino oziroma resnično voljo podpisnika, ki se izraža v dokumentu.
Morebitnih zlorab pri podpisovanju dokumentov ne bi preprečevala niti normativna določitev oblike lastnoročnega podpisa, ob tem da čitljivosti tudi sicer ni mogoče zapovedati. Prav tako dvomimo, da bi v redkih primerih, ko bi se to izkazalo kot potrebno, s tem lažje ugotavljati pristnost in verodostojnost podpisov, potencialne zlorabe, krivce in njihovo odgovornost oziroma da bi tako lažje ugotavljali pristnost dokumentov. Če bi bilo podpisovanje problematično zaradi pravnega prometa, bi bilo verjetno bolj smiselno razmišljati o deponiranju podpisov podpisnikov vseh dokumentov in vzpostavitvi obvezne uporabe istega podpisa, čeprav tudi to ne bi jamstvo, da bi v popolnosti preprečili potencialne zlorabe, nasprotno, vzpostavili bi drago administrativno obveznost, katere dodana vrednost bi bila zelo vprašljiva.
Dodajamo, da je pri pisnem poslovanju organov državne uprave (v fizični ali elektronski obliki) treba upoštevati določbo Uredbe o upravnem poslovanju, po kateri mora biti v vsakem dokumentu navedena uradna oseba, ki dokument tudi podpiše. Ni dovolj, da je dokument le podpisan z lastnoročnim podpisom, ampak je potrebna izrecna navedba uradne osebe z imenom in priimkom (v obliki kot je sicer zapisan dokument), ob kateri se ta tudi lastnoročno podpiše. Zato se ne more zgoditi, da ne bi bilo znano, kdo je podpisnik. To velja tudi če po pooblastilu dokument podpisuje druga uradna oseba kot predstojnik. Podrobneje je oblika dokumenta, tudi glede oblike zapisa uradne osebe, prikazana v Uredbi o celostni grafični podobi Vlade Republike Slovenije in drugih organov državne uprave.