15. 5. 2017
Odziv Ministrstva za javno upravo
Uvodoma pojasnjujemo, da Ministrstvo za javno upravo lahko podaja mnenja in pojasnila sistemske narave v zvezi s tistimi zakonskimi določbami oziroma določbami izvršilnih predpisov, ki sodijo v delovno področje ministrstva, kot na primer Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS št. 63/07 – uradno prečiščeno besedilo, 65/08, 69/08-ZTFI-A, 69/08-ZZavar-E, 74/09 Odl.US: U-I-136/07-13 in 40/12-ZUJF, v nadaljevanju ZJU). Glede na navedeno posredujemo naslednji odgovor:
V skladu s 1. členom ZJU v javni sektor sodijo vsi državni organi in uprave samoupravnih lokalnih skupnosti, javne agencije, javni skladi, javni zavodi in javni gospodarski zavodi ter druge osebe javnega prava, če so posredni uporabniki državnega proračuna ali proračuna lokalne skupnosti. Glede pravnih podlag, ki urejajo delovna razmerja javnih uslužbencev v javnem sektorju, pa je treba upoštevati predvsem dva sistemska zakona, in sicer že navedeni ZJU, ki ureja delovna razmerja v državnih organih in upravah lokalnih skupnosti, in Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 – popr., 47/15 – ZZSDT, 33/16 – PZ-F in 52/16, v nadaljevanju ZDR-1), ki ureja delovna razmerja v ostalih subjektih javnega sektorja. Na podlagi prvega odstavka 22. člena ZJU drugi del tega zakona namreč velja le za javne uslužbence v državnih organih in upravah lokalnih skupnosti, v skladu s 5. členom ZJU pa se ZDR-1 uporablja za delovna razmerja javnih uslužbencev ter za pravice in dolžnosti iz delovnega razmerja glede vseh vprašanj, ki jih ZJU ali drug poseben zakon ne ureja drugače.
Glede na navedeno je torej potrebno upoštevati, da za javne uslužbence javnih agencij, javnih skladov, javnih zavodov in javnih gospodarskih zavodov ter drugih oseb javnega prava, če so posredni uporabniki državnega proračuna ali proračuna lokalne skupnosti, ZJU velja le do 21. člena, sicer se uporablja ZDR-1, ki sodi v pristojnost Ministrstva za delo, družino in socialne zadeve. Nadalje je potrebno upoštevati tudi, da tako v državnih organih in občinah, kot tudi v drugih subjektih javnega sektorja (javni zavodi, javne agencije, javni skladi) veljajo področni zakoni, ki urejajo tudi delovna razmerja javnih uslužbencev. Za tolmačenje le teh so pristojna resorna ministrstva.
V zvezi s prejetim predlogom nadalje pojasnjujemo, da je temeljna obveznost vsakega javnega uslužbenca v državnih organih in upravah lokalnih skupnosti opravljanje njegovega dela, ki ga mora opravljati skladno s predpisi, kolektivno pogodbo, pogodbo o zaposlitvi, splošnimi akti organa in kodeksom etike javnih uslužbencev, kar izhaja iz 93. člena ZJU. Skladno z ZJU o pravicah in obveznostih javnega uslužbenca iz delovnega razmerja odloča predstojnik organa, ki je odgovoren tudi za organizacijo delovnega procesa v organu, ki ga vodi.
Predstojnik skladno z ZJU izvršuje pravice in dolžnosti delodajalca, delodajalec v državnem organu je Republika Slovenija, v upravi lokalne skupnosti pa lokalna skupnost. To pomeni, da je predstojnik odgovoren, da skladno s predpisi vodi delo organa in tudi odloča o pravicah in obveznostih iz delovnega razmerja javnih uslužbencev, prav tako pa je predstojnik tisti, ki ugotavlja morebitne kršitve ter ustrezno ukrepa zoper kršitelje.
V državnih organih in lokalnih skupnostih mora v skladu z Zakonom o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljevanju ZEPDSV) delodajalec voditi evidenco o izrabi delovnega časa zaposlenih. 18. člen ZEPDSV določa, da delodajalec dnevno vpisuje v evidenco o izrabi delovnega časa za posameznega delavca naslednje podatke:
- podatke o številu ur,
- skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
- opravljene ure v času nadurnega dela,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov z oznako vrste nadomestila,
- neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
- število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem, oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.
Delodajalec mora evidenco hraniti kot listino trajne vrednosti ter jo na zahtevo pristojnega organa tudi predložiti, kot mu to nalaga drugi odstavek 19. člena ZEPDSV.
Evidentiranje delovnega časa oziroma izpolnjevanja delovne obveznosti je dolžnost vseh javnih uslužbencev, tudi uslužbencev na položajih. Evidenca o izrabi delovnega časa je podlaga za obračun plač in nadomestil plač, povračila stroškov za prehrano med delom, za prevoz na delo in z dela ter za plačilo dodatkov za posebne pogoje dela (npr. nadurno delo, nočno delo, delo v nedeljo, na praznike in dela proste dneve po zakonu). Posebej pojasnjujemo ureditev evidentiranja delovnega časa v organih državne uprave (tj. v ministrstvih, organih v sestavi ministrstev, vladnih službah in upravnih enotah), kjer se na podlagi 20. člena Uredbe o delovnem času v organih državne uprave (Uradni list RS, št. 115/07, 122/07 – popr. in 28/16) evidenca delovnega časa lahko vodi z evidenčno uro ali z vpisi v evidenčni knjigi. Izbira načina vodenja evidence je v pristojnosti predstojnika, iz evidence pa mora biti razviden podatek o številu ur opravljenega dela, kot to izhaja iz 18. člena ZEPDSV. Ta podatek se lahko zabeleži bodisi kot prihod in odhod javnega uslužbenca na delovno mesto, kot skupni seštevek dnevne prisotnosti na delovnem mestu ali na drug primeren način.
Organi državne uprave imajo pravila evidentiranja in tudi nadzora podrobneje urejena še v svojih splošnih aktih, kjer so natančneje določeni dovoljeni načini vstopanja in izstopanja zaposlenih v objekte organov in pravilen način evidentiranja prihodov in odhodov zaposlenih ob tem. Prav tako so opredeljene osebe, odgovorne za nadzor nad izhodi javnih uslužbencev, ter za ukrepanje ob morebitnih kršitvah.
Upoštevaje navedeno je po našem mnenju veljavna ureditev v državnih organih in lokalnih skupnostih ustrezna, Ministrstvo za javno upravo elektronsko evidentiranje prisotnosti na delovnem mestu podpira. Ker pa se predlog št. 8186-103 nanaša na elektronsko evidentiranje prisotnosti na delovnem mestu širše, tj. v vsem javnem sektorju, predlagamo, da navedeni predlog posredujete v preučitev in odgovor tudi pristojnemu Ministrstvu za delo, družino in socialne zadeve.
Odziv Ministrstva za delo, družino, socialne zadeve in enake možnosti
Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (Uradni list RS, št. 40/06, v nadaljnjem besedilu: ZEPDSV) določa vrste in vsebino evidenc na področju dela in socialne varnosti. V 12. členu določa, da so delodajalci dolžni voditi evidenco o zaposlenih delavcih, evidenco o stroških dela, evidenco o izrabi delovnega časa in evidenco o oblikah reševanja kolektivnih delovnih sporov pri delodajalcu.
Delodajalec je v skladu z 19. členom ZEPDSV za posameznega delavca dolžan celotno obdobje zaposlitve voditi evidenco o izrabi delovnega časa. V evidenco o izrabi delovnega časa mora na podlagi 18. člena ZEPDSV dnevno vpisovati: podatke o številu ur, skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega z oznako vrste opravljenega delovnega časa, opravljene ure v času nadurnega dela... Delodajalec mora evidenco hraniti kot listino trajne vrednosti ter jo na zahtevo pristojnega organa tudi predložiti, kot mu to nalaga drugi odstavek 19. člena ZEPDSV.
Evidenca o izrabi delovnega časa je podlaga za obračun plač in nadomestil plač, povračila stroškov v zvezi z delom, plačilo dodatkov za delo v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa. Evidenca o izrabi delovnega časa ima pomembno vlogo pri zagotavljanju odmorov in počitkov, pri evidentiranju števila ur opravljenega dela nad polnim delovnim časom, nadzorovanja stanja ur, ki je potrebno v okviru neenakomerne razporeditve delovnega časa ter začasno prerazporejenega polnega delovnega časa. Sicer pa vodenje evidence o izrabi delovnega časa omogoča tudi ustrezen nadzor posameznih institutov delovnega časa 8 strani inšpekcijskega organa.
Ob tem lahko ugotovimo, da samega načina oziroma metodologije vodenja evidence ZEPDSV ne določa in to vprašanje prepusti posameznemu delodajalcu. Glede na navedeno je izbira načina vodenja evidence o izrabi delovnega časa v domeni posameznega delodajalca, v kolikor zanj ne velja poseben predpis (npr. Uredba o delovnem času v organih državne uprave, Uradni list RS, št. 115/07, 122/07 - popr. in 28/16).
S tem ko način vodenja evidence ni predpisan z zakonom, lahko delodajalec po svoji oceni način evidentiranja prilagodi številu zaposlenih delavcev, organizaciji delovnega procesa in delovnega časa, ipd. Delodajalec lahko način vodenja evidence oziroma način evidentiranja prihoda na delo in z dela delavca uredi s splošnim aktom organizacijske narave. Način sprejema takšnega splošnega akta ureja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 21/13, 78/13 - popr., 47/15 - ZZSDT, 33/16 - PZ-F 52/16 in 15/17 - odl. US; v nadaljnjem besedilu: ZDR-1) v 10. členu.
V zvezi z izpostavljenim je potrebno dodati, da je organizacija delovnega procesa v domeni delodajalca, tako delodajalec kot delavec pa morata izpolnjevati pravice in obveznosti kot so dogovorjene s pogodbo o zaposlitvi, oziroma so določene z zakonom ali kolektivno pogodbo. Ob navedenem naj izpostavimo, da je za nadzor delovnega procesa odgovoren delodajalec, kar pomeni, da je pristojen spremljati izpolnjevanje delovnih obveznosti delavca.
Upoštevaje navedeno menimo, da ni potrebe po spremembi ZEPDSV, ki bi določil obveznost elektronskega evidentiranja prisotnosti na delovnem mestu za delavce pri vseh delodajalcih. Rešitev, ki bi določala predlagano obveznost v okviru ZEPDSV le za delavce pri delodajalcih javnega sektorja pa ne bi bila sistemska. Kot izhaja iz že obrazloženega, pa takšen način evidentiranja prisotnosti delavcev lahko določi delodajalec s splošnim aktom.