6. 11. 2015
Odziv Ministrstva za kulturo
Po zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS št. 30/2006, št. 51/2014) se za arhivsko gradivo verskih skupnosti uporabljajo določbe citiranega zakona, ki urejajo varstvo zasebnega arhivskega gradiva. V 52. členu zakon posebej opredeljuje arhivsko gradivo Rimskokatoliške cerkve, ki se odbere iz cerkvenega dokumentarnega gradiva v skladu z njenimi predpisi in ima lastnosti arhivskega gradiva po ZVDAGA. Zakon v istem členu napotuje tudi na dogovor med ministrstvom pristojnim za arhive in Slovensko škofovsko konferenco glede določitve pogojev za opravljanje arhivske dejavnosti in dogovorjenih sredstev za opravljanje arhivske dejavnosti v Republiki Sloveniji.
Po veljavnem Dogovoru o opravljanju arhivske dejavnosti Rimskokatoliške cerkve v RS, ki je bil sklenjen 1. 8. 2003, arhivsko dejavnost RKC izvajajo naslednji arhivi: Nadškofijski arhiv v Ljubljani, Nadškofijski arhiv v Mariboru in Škofijski arhiv v Kopru. Arhivsko gradivo Rimskokatoliške cerkve v RS predstavlja izjemno pomemben del nacionalnega spomina in v interesu Slovenije je, da se to gradivo trajno ohrani, strokovno obdeluje in zagotovi oziroma omogoči njegova uporaba v smislu arhivske zakonodaje ter cerkvenih predpisov. V teh arhivih je bilo ob koncu leta 2014 2.295 tekočih metrov arhivskega spisovnega gradiva. Poleg gradiva, ki je nastalo ob poslovanju (nad)škofijskih uradov, hranijo arhivi tudi gradivo tistih župnij, ki so jim svoje gradivo izročile v hrambo, med tem gradivom pa so tudi matične knjige in družinske knjige (status animarum).
Vse matične knjige Rimskokatoliške cerkve so evidentirane v dveh zvezkih Vodnika po matičnih knjigah za območje SR Slovenije, ki ga je leta 1972 izdala Skupnost arhivov Slovenije. Nadškofijski arhiv Ljubljana je leta 2003 izdal Vodnik po matičnih knjigah Nadškofijskega arhiva Ljubljana, nato ga je izdal ponovno še leta 2008. Vodnik po matičnih knjigah Škofijskega arhiva je bil izdan leta 1999, v dopolnjeni elektronski obliki pa leta 2002.
Lokacijsko se matične knjige nahajajo deloma na župnijah, deloma v Nadškofijskem arhivu v Ljubljani (4.026) in Nadškofijskem arhivu v Mariboru (4.305), deloma na upravnih enotah. Matične knjige so last župnij. Na Primorskem se vse matične knjige še vedno hranijo po župnijah. Upravne enote morajo škofijskim arhivom vračati izvirne matične knjige RKC, v katerih je zadnji vpis starejši od 100 let. Cerkvene matične knjige so dostopne 100 let po svojem nastanku. Stanje matičnih knjig je zaradi različnih historiatov različno, nekatere so v dobrem stanju, druge so že ob prevzemu v arhiv od upravnih enot ali žUpnij močno poškodovane. Zato si arhivi prizadevajo za izdelavo varnostnih kopij, sprva na mikrofilmu, danes v elektronski obliki, vendar zaradi pomanjkanja finančnih sredstev do izpeljave tovrstnega projekta ni nikoli prišlo. Arhivi slednje izvajajo postopoma v skladu s finančnimi možnostmi.
Izjema je Nadškofijski arhiv v Mariboru, ki je preko Škofijskega arhiva v Gradcu pristopil k projektu Matriken Digital - DigitalizaCija starih matičnih knjig Škofije Graz-Seckau in Nadškofije Maribor. Cilj projekta je bil, da so digitalizirane matične knjige na razpolago v čitalnicah obeh arhivov. Za projekt so pridobili evropska sredstva. Nadškofijski arhiv Maribor je bil pri projektu vključen v delu, ki se nanaša na skeniranje matičnih knjig nekdanjega mariborskega okrožja, ki je do leta 1859 spadalo pod graško škofijo. Skeniranih je bilo 4305 matičnih knjig in indeksov. Digitalizirane matične knjige so na razpolago v čitalnici arhiva.
V Nadškofijskem arhivu Ljubljana z lastnimi sredstvi postopoma digitalizirajo predvsem tiste matične knjige, ki so poškodovane v toliki meri, da v originalni obliki niso več dostopne javnosti. Pred izvedbo digitalizacije je v večini primerov potreben restavratorski poseg. Digitalizirane matične knjige so uporabnikom na voljo v čitalnici arhiva. Do sedaj je bilo v Nadškofijskem arhivu Ljubljana digitaliziranih 1079 knjig.
Glede na predhodno navedena izhodišča in ob upoštevanju dejstva, da so matične knjige večinoma v zelo slabem stanju, podpiramo predvsem izvedbo nujnih restavratorskih posegov in tudi digitalizacijo v smislu izdelave varnostnih kopij. S tem bi bile originalne knjige lahko izvzete iz uporabe in ustrezno zaščitene, z digitalnimi vsebinami pa bi uporabnikom olajšali dostop. Žal nam razpoložljiva finančna sredstva teh korakov ne omogočajo. Naša okvirna ocena, ki smo jo naredili na primeru Nadškofijskega arhiva Ljubljana je, da bi potrebovali za restavratorske posege okvirno 3,4 milijone EUR in za skeniranje okvirno vsaj 200.000 EUR. Pri izračunu smo upoštevali naslednja izhodišča: cena restavratorskega posega za matično knjigo je od 1500 2000 EUR; pri skeniranju je cena posnetka okvirno 0,25 EUR na stran pri dobro ohranjenih knjigah in od 0,35 - 0,40 EUR pri poškodovanih knjigah za večjo količino gradiva. Točno finančno konstrukcijo je nemogoče narediti, ker so knjige različnih formatov in različne debeline, zato smo za izračun vzeli primer matične knjige z 200 stranmi. Pri oceni potrebnih sredstev nismo upoštevali potrebne opreme, prav tako nismo upoštevali matičnih knjig, ki so še po župnijah ali na upravnih enotah.
Ministrstvo za kulturo podpira digitalizacijo arhivskega gradiva v slovenskih arhivih, vendar za tovrstne projekte nima na razpolago zadostnih sredstev. Ministrstvo za kulturo sofinancira dejavnost arhivov Rimskokatoliške cerkve na podlagi 52. člena Zakona o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS, št. 30/06, 24/14 - Odl. US in 51/14), in skladno z Dogovorom o opravljanju arhivske dejavnosti Rimskokatoliške cerkve v RS s 1. 8. 2003. Sofinanciranje obsega sredstva za stroške dela za dogovorjeno število zaposlenih v Nadškofijskem arhivu v Ljubljani, Nadškofijskem arhivu v Mariboru in Škofijskem arhivu v Kopru ter stroške delovanja v minimalnem obsegu. Posebnih sredstev za predlagane vsebine ministrstvo nima. Prav vse knjige, ki jih hranijo (nad)škofijski arhivi, razen tistih, ki so zaradi prehudih poškodb izvzete iz uporabe in jih še niso uspeli skenirati, so v originalu ali elektronski obliki uporabnikom na voljo v čitalnicah arhivov v rednem delovnem času in v skladu s Pravilnikom o uporabi arhivskega gradiva Škofijskih arhivov, ki ga je sprejela Slovenska škofovska konferenca na svoji 17. seji v Celju 23. 9. 2003 in je bil objavljen v Sporočilih slovenskih škofij 1. 11. 2003 (št. 11, str. 152-153).