15. 10. 2024
Odziv Ministrstva za javno upravo
Predlog podpisovanja komunikacije organov javne uprave z javnostjo oziroma posamezniki
Uredba o upravnem poslovanju[1] (v nadaljevanju: UUP), ki je izdana na podlagi Zakona o državni upravi[2] in Zakona o splošnem upravnem postopku[3] (v nadaljevanju: ZUP), ureja upravno poslovanje organov državne uprave, organov samoupravnih lokalnih skupnosti ter drugih pravnih in fizičnih oseb, če na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge in ni s to uredbo določeno drugače. Tako so določene tudi nekatere izjeme, in sicer: določbe 63. člena UUP (razen 5. in 6. točke) veljajo za organe državne uprave; določbe, ki urejajo komuniciranje organa z javnostmi, poslovni čas in uradne ure, ter določbe, ki se nanašajo na uradne zgradbe, prostore in opremo ter zagotavljanje varnosti, se ne uporabljajo za organe samoupravnih lokalnih skupnosti; določbe, ki urejajo komuniciranje organa z javnostmi, poslovni čas in uradne ure, ter določbe, ki se nanašajo na uradne zgradbe, prostore in opremo, se ne uporabljajo za predstavništva Republike Slovenije v tujini; določbe, ki urejajo uporabo uradnega jezika, se ne uporabljajo pri poslovanju in komuniciranju s tujimi fizičnimi in pravnimi osebami, ki potekata v skladu s pravili tujega ali mednarodnega prava, ustaljenimi mednarodnimi običaji ali na ustaljen način v mednarodni skupnosti (na primer diplomatska korespondenca, diplomatski protokol; 1. člen UUP).
Sestavine dokumentov[4], ki jih izdajajo organi, ki jih zavezuje UUP, morajo vsebovati navedbo in podpis uradne oziroma odgovorne osebe, prav tako pa tudi grb Republike Slovenije, naziv »Republika Slovenija«, naziv organa državne uprave, kontaktne podatke organa (sedež, telefon, uradni elektronski naslov, spletni naslov), številko dokumenta in datum (63. člen UUP).
Določitev tistega, ki zadevo rešuje, se izvede kot evidentiranje signirnega znaka med evidenčne podatke dokumenta v evidenci dokumentarnega gradiva[5] (signiranje) in takojšnje pošiljanje dokumentarnega gradiva nosilcu signirnega znaka (46. člen UUP). Organ sestavi načrt signirnih znakov na podlagi akta o notranji organizaciji in sistemizaciji delovnih mest z določitvijo šifre in naziva vsake notranje organizacijske enote in delovnega mesta ter pripiše ime in priimek osebe, ki zaseda določeno delovno mesto (2. odst. 47. člena UUP).
Podpisovanje odločitev, izdanih v upravnem postopku, ureja ZUP, ki določa, da odločbo podpiše uradna oseba, ki jo izda ter uradna oseba, ki je vodila postopek oziroma je pripravila osnutek odločbe. Glede odločbe, ki jo izda kolegijski organ, pa določa, da jo podpiše predsedujoči, če ni v tem zakonu, drugem predpisu ali na podlagi ustave ali zakona izdanem poslovniku drugače določeno (216. člen ZUP). Nadalje ZUP glede sklepa določa, da ga izda uradna oseba, ki opravlja dejanje postopka, pri katerem je nastalo vprašanje, ki je predmet sklepa, če ni s tem zakonom ali z drugimi predpisi drugače določeno (1. odstavek 227. člena ZUP). Nadalje je treba poudariti, da je z uradno osebo po ZUP mišljena oseba, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje v upravni zadevi ali za opravljanje posameznih dejanj v upravnem postopku (2. odstavek 5. člena ZUP v zv. z 28.-32. členom ZUP). Prav tako je treba izpostaviti tudi, da lahko upravni postopek vodi in v njem odloča le oseba, ki izpolnjuje pogoje glede izobrazbe in strokovnega izpita iz upravnega postopka (31. člen ZUP). Prav tako ZUP tudi predpisuje podpisovanje uradnega zaznamka in zapisnika, katerega overi uradna oseba, ki je dejanje vodila (74. člen ZUP in naslednji).
Zagotavljanje javnosti dela
Z obveščanjem javnosti (11. UUP) ter z obveščanjem in spremljanjem poročanja medijev (12. člen UUP) se na podlagi UUP zagotavlja javnost dela organov. Nadalje organi poslujejo s strankami tudi v posamičnih zadevah, in sicer obravnavajo in odgovarjajo na pripombe strank (15. člen) in odgovarjajo na prejete dopise (17. člen UUP) itd.. Posamezniki se lahko tudi seznanijo z imeni, telefonskimi številkami, naslovi elektronske pošte in lokacijami javnih uslužbencev, ki zagotavljajo splošne informacije, preko objave na vidnem mestu organa in na njegovi spletni strani (4. odstavek 8. člena UUP). Posamezniki se lahko tudi preko oglasne deske organa in na njegovi spletni strani seznanijo z objavljenim seznamom uradnih oseb, ki so v skladu z zakonom pooblaščene za vodenje upravnega postopka in odločanje v upravni zadevi. Ta seznam vsebuje osebno ime in naziv uradne osebe, ki je v skladu z zakonom pooblaščena za odločanje o upravnih zadevah in za dejanja v postopku pred odločbo, ter pooblastila, ki jih ima ta uradna oseba (9. člen UUP). Nadalje se tudi javni uslužbenci pri poslovanju s strankami izkazujejo z identifikacijsko priponko ali tablico, na kateri sta osebno ime in naziv, ali svojo identiteto izkazujejo kako drugače (10. člen UUP).
Transparentnost upravnega poslovanja organov je pri opravljanju upravnih nalog glede podpisovanja dokumentov zagotovljena z ustreznimi pravnimi podlagami, ki naslovniku omogočajo seznanitev s pripravljalcem dokumenta, to je z uradno oziroma odgovorno osebo, zato ne ocenjujemo potrebe po spreminjanju veljavnih predpisov.
[1] Uredba o upravnem poslovanju, Uradni list RS, št. 9/18, 14/20, 167/20, 172/21, 68/22, 89/22, 135/22, 77/23 in 24/24.